Sabtu, 19 Juni 2010

BAB I STANDART OPERASI PROSEDUR

Adalah benar tanpa SOP proses akan tetap dapat berlangsung,tetapi akan lebih baik dengan SOP produktivitas dan efisiensi dapat di tingkatkan.
SOP ( standart operasi prosedur ) adalah : Suatu system pelatihan kerja,dimana pekerja
memperoleh keahlian baru melalui tahap-tahap
kerja pada stasiun kerja yang di butuhkan dalam
perusahaan.
SOP merupakan suatu struktur yang sistematis dan dilaksanakan oleh Assisten dan pekerja saat melakukan pekerjaan. Dalam SOP pekerja hanya mempelajari keahlian-keahlian yang di butuhkan untuk memproduksi sesuatu. SOP memungkinkan pekerja,untuk dilatih secara cepat dalam menyerap metode-metode kerja dan teknologi baru secara terus menerus.
Pelaksanaan pelatihan program SOP langsung dilakukan pada stasiunkerja atau di tempat kerja.

Tujuan SOP adalah :
 Meningkatkan kemampuan dari pekerja yang berpengalaman bila terjadi perubahan pada metode-metode kerja atau penerapan teknologi baru dalam pekerjaan.
 Melatih dan menempatkan pekerja yang baru sesuai dengan unit kerjanya atau bidangnya.
 Mengorientasikan pekerja-pekerja yang akan dipromosikan pada pekerjaan mereka yang baru.

Manfaat SOP lebih dari sekedar pelatihan kerja,tetapi SOP mengakibatkan :
1) Cara kerja yang sama
2) Proses kerja meningkat
3) Memanfaatkan tenaga kerja lebih efektif
4) Biaya yang lebih rendah berhubungan dengan pengeluaran dan waktu yang terbuang.
5) SOP menjamin bahwa keahlian yang di pelajari relevan dan dapat diterapkan dengan segera dalam proses produksi.

Persiapan sebelum melaksanakan SOP
1. Memilih area kerja yang cocok.
Walaupun SOP diberikan pada area kerja sebenarnya, dapat dipilih area kerja atau stasiun kerja untuk pelatihan. Area ini dipilih untuk mempermudah instruktur dalam memberikan pelatihan dan akan menguntungkan jika satu line digunakan sebagai line training.
2. Mengenal orang – orang yang akan dilatih
Kesuksesan dari banyak training juga tergantung kemampuan untuk dilatih dari para pekerja, penyeleksian dan penempatan pekerja. Selain berdasarkan pengalaman kerja, pekerja tersebut paling tidak harus mempunyai kualitas mental dan fisik yang baik sehingga pekerja tersebut dapat dilatih untuk melaksanakan pekerjaan dengan efisien.
3. Mengulangi pekerjaan dan membuat rincian operasi
a. Instruksi SOP dalam membuat analisa kerja biasanya berdasarkan penglamannya. Setelah dianalisa, hal – hal perlu agar diulang sesuai dengan apa yang dibutuhkan pekerja. Pekerjaan tersebut kelihatan mudah bagi instruktur tetapi bagi pekerja belum tentu demikian.
b. Pada banyak pekerjaan operasi langkah – langkah kerja berbeda menurut tingkat kesulitannya, jika memungkinkan untuk mengajar pertama sekali dengan memberikan langkah – langkah kerja yang mudah.
4. Merencanakan bagian – bagian dari pelatihan
Instruktur harus mempelajari urutan kerja dan menentukan langkah – langkah yang akan diterapkan dalam setiap bagian dari pelatihan. Hal ini harus direncanakan guna mengantisipasi kesulitan yang akan ditemui pekerja.
5. Menyeleksi peralatan dan perlengkapan kerja yang benar
Hal ini mendasar dalam training yaitu peralatan dan perlengkapan kerja harus dipilih secara benar.

Instruksi kerja yang sukses :
a. Buatlah urutan kerja secara rinci.
b. Pastikan pekerja berada pada tempat dimana dia dapat melihat setiap gerakan dan setiap bagian kerja yang sedang didemonstrasikan.
c. Tunjukkan bagaimana menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan cepat agar pekerja dapat membayangkan berapa cepat pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
d. Lakukan demonstrasi secara lambat untuk memperlihatkan setiap langkah, menjelaskan hal penting, dan mendemonstrasikan setiap hal penting tersebut dengan jelas.
e. Setelah menjelaskan dengan lengkap, demonstrasikan lagi dengan cepat.
f. Berikan kesempatan untuk bertanya.
g. Gunakan bahasa yang jelas dan sederhana dalam memberikan penjelasan
h. Jelaskan semua istilah – istilah teknik dengan hati – hati
i. Biarkan pekerja melakukan pekerjaannya dengan lambat, periksa setiap bagian – bagian penting.
j. Ulangi lagi
k. Menegaskan cara yang aman untuk melakukan pekerjaan setiap waktu
l. Jangan menunjukkan cara yang salah melakukan pekerjaan
m. Biarkan pekerja tersebut bekerja sendiri tetapi jangan lupa mengawasinya dengan hati – hati.
n. Memberi semangat kepada pekerja untuk mengajukan pertanyaan
Tahap – tahap yang harus diikuti untuk pelaksanaan SOP yang lebih baik :
1. Meningkatkan kebijaksanaan.
Mempersiapkan suatu gambaran tertulis mengenai organisasi kerja sebagai dukungan terhadap SOP terstruktur dan membuat komitmen untuk mencurahkan perhatian untuk itu.
2. Meningkatkan rasa tanggung jawab
Menjelaskan siapa yang bertanggung jawab penuh terhadap SOP, tuliskan pada deskripsi kerja untuk assisten & semua karyawan.
3. Melihat apa yang biasa dijadikan teladan
4. Merencanakan & melakukan pelatihan program SOP secara rutin.
5. Sediakan parameter – parameter pendukung seperti SOP visual, rencana pelatihan, alat – alat bantu kerja, dll.
6. Menghindari pekerjaan yang sekaligus.
Mulailah usaha untuk meningkatkan SOP dalam skala kecil dalam unit kerja. Gunakan kesuksesan pada unit tersebut sebagai teladan untuk unit lainnya.
7. Pertimbangkan keahlian membaca dan menulis. Gunakan keahlian membaca dan menulis sebagai cara untuk meningkatkan SOP menangani masalah – masalah yang berhubungan dengan kinerja ditempat kerja.

Manfaat SOP bagi Manager & Assisten :
 Mengurangi waktu untuk kerja rutin.
 Waktu lebih tersedia untuk berkreatif
 Waktu lebih tersedia untuk melakukan pekerjaan penting.
 Waktu lebih banyak untuk melatih bawahan.
 Waktu lebih banyak untuk melakukan penelitian dan pengembangan.
 Sedikit waktu yang dihabiskan untuk mendiskusikan ketidak-disiplinan.
 Perencanaan dan control lebih baik.
 Kesempatan untuk promosi lebih besar.

Manfaat SOP bagi pekerja :
 Meningkatkan moral pekerja.
 Meningkatkan productivity.
 Kegagalan kerja lebih sedikit.
 Kecelakaan kerja lebih sedikit.
 Hubungan kerja terjalin baik.
 Kesempatan promosi lebih baik dan upah yang lebih tinggi.

Beberapa Keuntungan SOP adalah :
1. Pekerja menghasilkan produk saat dilatih.
2. Pekerja dilatih dalam prosedur kerja spesifik yang diperlukan dalam pekerjaan. Waktu tidak terbuang sia-sia untuk prosedur yang tidak diperlukan dalam pekerjaan.
3. Prosedur dan teknik yang benar diajarkan,memperbaiki kebiasaan kerja serta meningkatkan kinerja selama pelatihan.
4. Keahlian-keahlian yang produktif memungkinkan dikembangkan lebih cepat.
5. Orientasi dari pekerja layak diperlukan dan merupakan bagian dari pelatihan.Saat melakukan produksi ia dikenalkan dengan situasi kerja lebih cepat.
6. Hasrat dari pekerja untuk belajar semakin besar karena :
 Perlunya suatu training lebih terlihat bagi pekerja.
 Pekerja dapat melihat kemajuannya sebagai hasil dari pelatihan.
 Keberatan-keberatan untuk latihan di ruang kelas ditiadakan.
 Pekerja menyadari ia melakukan produksi yang bermanfaat.Ia mengetahui kesalahan-kesalahan dari waktu dan material yang terbuang.
7. Pelatihan dapat dijabarkan kedalam nilai,isi,dan metode untuk tipe pekerja yang di butuhkan.
8. Pemberian Instruksi lebih bertanggung jawab untuk keperluan unit operasi.
9. Instruksi lebih mudah,obyektif dan tepat dalam mengukur langkah demi langkah kemajuan pekerja selama pelatihan.
10. Pengawasan yang lebih mudah sesudah pelatihan formal dilaksanakan kerana hubungan kerja yang baik antara Assisten ( Instruktur ) dan pekerja selama pelatihan.
11. Pelatihan tempat kerja adalah suatu kesempatan dalam memberikan cara terbaik dari pelatihan yang aman.Operasi yang baik dengan praktek dan metode yang aman adalah suatu ajaran serta membentuk kebiasaan yang baik sebagai bagian yang dibutuhkan dari pekerjaan.
12. Perbedaan kemampuan belajar antara pekerja-pekerja lebih mudah dilihat.

Penerapan dan Pengembangan SOP :

Proses penerapan & pengembangan SOP di bagi dalam 4 tahap :
1. Organisational Analysis.
Hal pertama dalam mengembangkan program SOP bukanlah pelatihan kerja melainkan analisa atau pemahaman terhadap sistem organisasi / Sistem operasi secara keseluruhan. Untuk mengembangkan program SOP yang sistematis dan terarah pada setiap pekerjaan, tahap ini diikuti oleh analisa dari berbagai tugas yang diharapkan dari setiap pekerja untuk menghasilkan produk tertentu.
2. Task Analysis
Tahap ini adalah tahap analisa seluruh tugas pokok. Urutan dan rincian tugas,keterampilan dan pengetahuan yang harus dimiliki serta pedoman pelatihan bagi Assisten.
Tahap ini di sebut juga tahap penyusunan dan pembuatan struktur SOP yang dijadikan pedoman melatih pekerja bagi Assisten yang meliputi :
a. Assisten menunjukkan bagaimana melakukan pekerjaan,menjelaskan hal-hal penting yang dibutuhkan dalam tahap spesifik.
b. Pekerja melakukan pekerjaan di bawah petunjuk Assisten yang memberi masukkan / informasi pada pekerjaan yang di lakukan.
c. Pekerja melakukan pekerjaan tanpa pengawasan tetapi mendiskusikan hasil kerja akhir dengan Assisten, yang memberikan masukkan dan menambahkan hal-hal lain yang perlu.
d. Pekerja berusaha sendiri dan bertanya apabila tidak mampu menemukan jalan keluarnya atau mengalami keraguan.
3. Implementation.
Sebelum mengimplementasikan program SOP perlu mempersiapkan tempat kerja, peralatan kerja, dan Assisten..
4. Evaluation
Tahap akhir proses pengembangan SOP adalah evaluasi dimana apa yang telah dipelajari oleh pekerja dinilai secara keseluruhan. Penilaian ini dapat diformalisasi dengan membuat catatan harian,dimana rata-rata hasil pelatihan kerja dari setiap keahlian yang dipelajari tersebut dicatat. Evaluasi ini penting untuk mempertahankan standart mutu,meningkatkan keefektifan program SOP dan yang paling penting meyakinkan pekerja untuk lebih mendalami apa yang telah dipelajari untuk pembentukan keahlian selanjutnya.

Evaluasi dapat dilakukan terhadap :

1) Pengetahuan.
Evaluasi dari pengetahuan dapat dilaksanakan secara lisan,tulisan dan laporan yang di buat.
2) Keterampilan.
Evaluasi dari keterampilan dapat dibuat dengan mengukur kinerja dari pekerja & kualitas produk yang di hasilkan.
3) Sikap.
Evaluasi dari perubahan sikap dapat dibuat melalui Interview dan daftar pertanyaan.
4) Praktek Kerja.
Evaluasi dari perbaikan praktek kerja dapat dibuat melalui analisa keselamatan kerja, data produksi dan interview dengan pekerja dan Assisten.
5) Efektivitas Training.
Evaluasi dari tujuan ini meliputi pengukuran dari efektivitas dari material, peralatan, dan instruksi.
6) Hasil Training.
Evaluasi dari tujuan ini meliputi tanggapan dari pekerja dan Assisten selama training,saran untuk perbaikan kerja, dan penghematan waktu yang dicapai melalui training.

Faktor-faktor penghambat dan metoda-metoda dalam mengatasinya dalam pelaksanaan program SOP :

No Faktor –faktor Penghambat Metode Yang Dilakukan
1 Memberi penjelasan yang berlebihan Analisa apa yang akan di jelaskan,kemudian pelajari kemampuan dari pekerja yang menerimanya.
2 Menjelaskan terlalu cepat Analisa metode belajar,usahakan pekerja dapat mengikuti instruksi kita dengan mudah.
3 Perasaan takut dalam menghadapi pekerjaan baru Jelaskan cara menghindari bahaya,berusaha tingkatkan rasa percaya diri pekerja.
4 Kerumitan dari pekerja Rincilah pekerja tersebut dalam beberapa demonstrasi,susunlah tahap-tahap mengajar dengan teliti
5 Istilah-istilah teknik Gunakan istilah teknik yang dimengerti selama
memberikan instruksi dan jelaskan dengan sederhana
6 Rasa gugup Tempatkan pekerja pada posisi yang tepat sesuai dengan kemampuannya,buat ia merasa tenang.
7. Merasa rendah diri,kurang percaya diri,dan segan. Berusahalah agar bersikap ramah.Tunjukkan pada pekerja bagaimana ia dapat memperbaikinya.
8 Keras kepala Mengembalikan rasa percaya diri dan kepedulian
9 Gangguan dari luar Membahas dengan pekerja dan jelaskan efek negatifnya.
10 Sifat malas Meningkatkan minat pekerja dan membandingkan hasil kerja ditempat lain dimana program ini berhasil di laksanakan.
11 Kecerobohan Jelaskan akibatnya/ konsekuensinya,awasi pekerja melakukan pekerjaannya hingga benar.
12 Tidak cermat/ akurat Membantu meningkatkan kecermatan dan keahliannya serta memberikan semangat
13 Kemampuan belajar yang lambat Pastikan pekerjaan tersebut sesuai dengan kemampuan pekerja.



Suatu training dianggap berhasil apabila pekerja telah mencapai hasil produksi yang diinginkan baik dari segi quality maupun quantity. Tetapi cara ini tidak cukup obyektif, karena pekerja-pekerja tersebut merupakan suatu group dalam melakukan pekerjaan. Cara lainnya, dengan memberikan test secara tertulis mengenai ilmu pengetahuan pekerja tersebut dan pengertian / pemahamannya tentang langkah-langkah, teknik-teknik,dan hal-hal yang penting dalam melaksanakan pekerjaan.

Bagi pekerja, proses training berhasil apabila pekerja memperoleh seluruh keterampilan yang diperlukan. Dan system training berhasil apabila orang-orang yang telah mengikuti training dapat melakukan pekerjaan lebih baik dari pada orang yang belum pernah mengikuti training.